O relógio de ponto é a forma pela qual se controla a jornada de trabalho em uma empresa.
Se você está pensando em adquirir um sistema de ponto para sua empresa, neste artigo nós iremos auxiliar a ter mais clareza sobre a sua decisão.
Primeiro precisamos conhecer as opções de controle de ponto.
TIPOS DE CONTROLE DE PONTO
Basicamente, existem 3 formas de realizar o controle de ponto. Controle de ponto manual, mecânico e eletrônico.
CONTROLE DE PONTO MANUAL E MECÂNICO
É o controle de apontamento dos colaboradores feito em livro ponto, aquele em que os funcionários anotam as entradas e saídas manualmente ou o cartão de papelão, aquele em que o relógio de ponto marca as entradas e saídas diretamente no cartão de papelão.
Ao final do mês, para fechar os cartões de ponto, o gestor precisa recolher as folhas de ponto ou os cartões de papelão e somar manualmente para obter as horas trabalhadas, faltas e extras de cada colaborador.
CONTROLE DE PONTO ELETRÔNICO
É o controle de apontamento dos colaboradores totalmente automatizado, em que o funcionário registra o ponto em um relógio de ponto eletrônico, por app no smartphone, tablet ou pelo computador e o sistema efetua todos os cálculos automáticos.
Os funcionários fazem as solicitações de ajustes de ponto pelo próprio app, enviando um atestado medico pelo app, por exemplo, e o fechamento do cartão de ponto dos funcionários é gerado instantaneamente.
No controle de ponto eletrônico online, os funcionários podem consultar seu cartão de ponto pelo seu smartphone. E o gestor tem em tempo real as informações de assiduidade de sua empresa.
Para escolher entre o controle de ponto eletrônico ou o manual, precisamos avaliar o impacto de um e de outro na rotina de controle de jornada da empresa e não apenas considerar preço como critério de escolha.
Agora vamos comparar o controle de ponto eletrônico e o controle de ponto manual utilizando 5 fatos corriqueiros que acontecem em qualquer empresa:
1º – Os Esquecidos
Os esquecidos são aqueles colaboradores que se esquecem de registrar o ponto com alguma frequência.
No controle de ponto manual, os esquecidos são um problema para o RH. O gestor que fecha a folha de ponto no final do mês descobrirá no fechamento do ponto que determinado funcionário não fez a marcação de ponto.
O gestor precisará ir atrás do funcionário para descobrir o que ocorreu. Precisará verificar se o funcionário faltou, se tem atestado médico, se esqueceu de marcar o ponto.
Se a sua empresa possuir muitos funcionários, certamente isto gerará uma grande demora no fechamento dos cartões de ponto.
Já no controle de ponto eletrônico, se os funcionários utilizarem o app de registro de ponto no smartphone, os esquecidos não serão um problema mais.
Isto porque o sistema envia um lembrete ao colaborador nos horários em que deve registrar o ponto.
Além disso, caso, mesmo assim, o funcionário esqueça de registrar o ponto, ele pode solicitar um ajuste de ponto pelo app.
O gestor visualizará esta solicitação do colaborador e aprovará ou não, o que agilizará sobremaneira o fechamento da folha de ponto.
2º – Rasuras
Rasura no cartão de ponto é grave.
E normalmente é a empresa que se prejudica por isto.
No controle de ponto manual é muito fácil ter rasuras porque o processo é manual. O próprio funcionário que anota sua marcação na folha de ponto e isto é muito suscetível à fraude.
O controle de ponto eletrônico online não permite rasura. Simplesmente porque é totalmente automatizado.
Uma vez que o funcionário registra o seu ponto pelo smartphone, tablet ou computador, aquela marcação já estará automaticamente registrada no sistema.
Se o registro de ponto for realizado em um relógio de ponto eletrônico, a marcação de ponto fica gravada no relógio de ponto.
E evitará uma grande dor de cabeça para a sua empresa.
3º – Ponto Britânico
O Ponto Britânico se constitui naquelas marcações iguais para todos os dias da semana.
A justiça do trabalho não aceita o Ponto Britânico. Ela julga que é impossível o funcionário entrar e sair exatamente no mesmo horário todos os dias.
No controle de ponto manual é muito fácil ocorrer o Ponto Britânico.
Como o funcionário anota as marcações manualmente no livro ponto ou folha de ponto, ele pode tranquilamente chegar atrasado todo dia, porém anotar o horário em que deveria ter chegado.
Já no controle de ponto eletrônico online isso não é possível. O sistema é automatizado. O colaborador não pode escolher a hora em que ele quer registrar o ponto. O sistema enviará um lembrete de que é necessário registrar o ponto e o colaborador deverá marcar o ponto.
4º – Funcionário que bate o ponto para outros funcionários
Este problema é bastante comum nas empresas que utilizam o controle de ponto manual.
O funcionário que chega antes marca o ponto para todos os outros.
Uma cena bastante comum é aquele funcionário colocando vários cartões de papelão no relógio para serem registrados e depois os coloca na chapeira dos cartões novamente.
No controle de ponto eletrônico online não é possível haver esta fraude.
Os funcionários registram o ponto pelo smartphone, tablet ou computador com geolocalização e reconhecimento facial, cada um tendo um perfil único na plataforma do sistema.
No relógio de ponto biométrico também é muito difícil haver fraude, pois o registro de ponto é feito pelo digital.
5º – Agilidade do Fechamento do Cartão de Ponto dos Colaboradores
Imagine a seguinte situação: você é o responsável por gerar os cartões de ponto dos funcionários todo mês.
O livro ponto ou os cartões de papelão chegam à sua mão no dia 26 para que você feche o ponto até o dia 31 e possa enviar o cartão de ponto à contabilidade, que fará a folha de pagamento.
Ao receber os registros de ponto manuais, será necessário lançá-los em sua planilha, um por um.
Alguns colaboradores não possuem registro de ponto. Então será necessário procurar o funcionário e saber o que ocorreu; se faltou, se foi ao médico e possui atestado ou mesmo se esqueceu de registrar o ponto.
Esta situação lhe soa familiar?
O fechamento do cartão de ponto no controle de ponto manual é um trabalho bastante moroso. Perde-se muito tempo.
Agora imagine outra situação: todos os dias você consegue consultar as marcações de ponto dos seus colaboradores pelo smartphone ou computador, verificando quem está trabalhando, quem está atrasado.
Durante o mês você recebe solicitações de ajuste de ponto dos colaboradores que se esqueceram de registrar o ponto para que você aprove ou não.
Aqueles que faltaram, pois foram ao medico lhe encaminham o atestado medico pelo próprio sistema.
Você pode visualizar e salvar o atestado médico na pasta do funcionário.
E quando chega o dia 26, os cartões de ponto dos colaboradores estão praticamente prontos para serem enviados à contabilidade.
A contabilidade recebe um arquivo que é lido pelo sistema de folha de pagamento e o contador não precisa lançar manualmente os dados.
Esta situação acima é a que o controle de ponto eletrônico online proporciona à sua empresa.
Agilidade e rapidez no fechamento do cartão de ponto.
CONCLUSÃO
Portanto, deve-se considerar que o melhor sistema de ponto para sua empresa é aquele que vai ajudar proporcionar maior agilidade e economia para seu RH na apuração do cartão de ponto, com um sistema de ponto completo e com um valor acessível à sua empresa.
Hoje os sistemas de controle de ponto online por aplicativo são completos, de acordo com a legislação e cobram pela quantidade de funcionários.
Ou seja, é acessível para empresas de todos os portes. Desta maneira as pequenas e médias empresas podem ter um sistema de ponto tão completo e eficiente quanto o das grandes empresas.
Pelo comparativo acima é possível perceber que o controle de ponto eletrônico online proporciona maior agilidade de processo de fechamento de cartão de ponto.
Traz mais agilidade para o RH.
E esta agilidade é traduzida em produtividade.
Assim, nós apresentamos as opções para sua empresa fazer o controle de ponto.
Um modelo antigo, manual e um modelo moderno, eletrônico, online, em que se utiliza até aplicativo no celular para gerenciar os cartões de ponto dos funcionários.
Se a sua empresa quiser modernizar o controle de ponto, a ControlaPonto oferece uma plataforma de controle de ponto online que vai lhe proporcionar todos os benefícios vistos neste artigo.
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