A regra geral da vida financeira de uma empresa é universal:
RECEITA – DESPESA = LUCRO
Agora como fazemos para que esta expressão tenha um resultado positivo, ou seja, que a empresa dê lucro?
Neste artigo falaremos sobre 8 dicas que ajudarão as finanças da sua empresa a ficarem no azul.
A lucratividade de uma empresa depende de inúmeros fatores.
Primeiro precisamos entender os conceitos de Regime de Competência e Regime de Caixa, que são fundamentos teóricos para compreendermos a diferença entre lucro e fluxo de caixa.
REGIME DE COMPETÊNCIA X REGIME DE CAIXA
A contabilidade nos ensina que existem dois métodos de registro contábil/financeiro:
– O Regime de Competência, que podemos explanar bem simplificadamente como RECEITA- DESPESA = LUCRO/PREJUIZO.
Neste método, a contabilização é realizada dentro do mês em que ocorreu o fato gerador.
Ex: Venda de R$ 10.000,00 em que o cliente irá pagar em 2 x
A receita de venda apurada no mês é de R$ 10.000,00 independente se o valor entrou no caixa ou não.
– o Regime de Caixa, que podemos explanar bem simplificadamente como ENTRADA – SAIDA = SALDO POSITIVO/NEGATIVO.
Neste método, a contabilização é realizada dentro do mês em que houve a saída ou entrada de caixa.
Ex: Entrada no caixa de R$ 5.000,00 proveniente do pagamento da 1ª parcela de uma venda total de R$ 10.000,00.
Contabiliza-se a entrada de caixa no mês de R$ 5.000,00.
Veremos abaixo as 8 dicas que impactarão diretamente o resultado de lucro e caixa.
1. PRECIFICAÇÃO
A correta precificação de um produto/serviço tem impacto direto na lucratividade da empresa.
Quando se precifica um produto/serviço, devem-se considerar todos os custos associados e uma margem de lucro.
Por exemplo, uma empresa que vende um produto precisa considerar na formação do preço os seguintes itens:
– Custo do material;
– Custo de energia elétrica;
– Custo da mão-de-obra direta;
– Impostos;
– Margem de lucro.
Estes são os itens básicos para se considerar na precificação de um produto. É claro que dependendo da empresa ou do produto esta lista pode ser bem maior.
Mas a mensagem é: preste atenção se o preço do seu produto cobre todos os seus custos associados com uma margem de lucro que lhe permita ter lucratividade.
2. PRAZO MÉDIO DE PAGAMENTO X PRAZO MÉDIO DE RECEBIMENTO
Este item está relacionado com o principal motivo de as empresas quebrarem:
Fluxo de Caixa
O prazo médio de pagamento é aquele prazo que você tem para pagar os seus fornecedores. Quando você compra matéria prima de um fornecedor para produzir, ele pode ser faturado para pagamento em 30 e 60 dias por exemplo.
Estão se você considerar todos os fornecedores e os prazos de pagamento que você tem e fizer uma média, chegará ao prazo médio de pagamento.
Já o prazo médio de recebimento é aquele prazo em que você recebe dos clientes para os quais vendeu. Se você vende aos seus clientes com forma de pagamento em 30 dias, 40 dias, a média será o prazo médio de recebimento.
Agora aqui está o ponto mais importante:
O prazo médio de recebimento sempre precisa ser menor que o prazo médio de pagamento de fornecedores.
De maneira mais clara, você precisa receber antes de pagar.
Isso significa que você terá um fluxo de caixa positivo.
3. CONTROLE DE CUSTOS
Os custos podem ser variáveis ou fixos. Um custo variável é, por exemplo, a matéria prima para se produzir um produto. Quanto mais produz, mais aumenta este custo.
Custo fixo é, por exemplo, o aluguel. Independente do volume que você produz o valor do aluguel será o mesmo.
Atente-se sempre ao controle de custos. É preciso ter na ponta do lápis todos os custos que a empresa possui e controlá-los para que você garanta que o preço do seu produto esteja cobrindo todos os custos.
Repare que os itens acima estão relacionados. Primeiro precifique seu produto/serviço corretamente. Depois cuide do fluxo de caixa nas entradas e saídas de recursos. Controle os custos, para que a empresa seja saudável financeiramente.
4. CONTROLE FINANCEIRO
Um adequado controle financeiro é fundamental para a empresa. É necessário ter todas as informações financeiras da empresa registradas de alguma maneira.
Peter Drucker (1909/2005), grande expoente da administração moderna, já dizia “o que pode ser medido, pode ser melhorado”.
É fundamental controlar tudo que entra e sai da empresa.
Um dos itens mais importantes para se controlar em uma empresa é o Capital Circulante Líquido.
Em contabilidade, o Capital Circulante Líquido é o Ativo Circulante menos o Passivo Circulante. Basicamente, constitui-se como o Capital de Giro da empresa.
Não confie em “feeling” para fazer a gestão do capital de giro.
Opte por sistemas de gestão ERP, em que terá visão clara para uma boa gestão financeira.
Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) vai registrar todas as operações da empresa, como Contas e Receber, Contas a Pagar, Fluxo de Caixa, Estoques. E vai lhe proporcionar uma visão clara de como está o fluxo de caixa e o Relatório de Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).
O registro das movimentações da empresa facilitará o controle financeiro, além de o sistema ERP exibir o status da empresa de maneira fácil de compreender.
Atualmente existem inúmeros sistemas de gestão ERP para pequenas e médias empresas em forma de serviço. Ou seja, paga-se um valor mensal para utilização.
São os sistemas conhecidos como SaaS (Software As a Service).
O sistema ERP lhe dará um panorama geral das finanças da empresa e um maior controle das movimentações e resultados.
Assim conseguimos ter informações assertivas para tomada de decisão.
5. SEPARAR GASTOS PESSOAIS E GASTOS DA EMPRESA
Um equivoco muito comum nas pequenas empresas é o empreendedor pagar despesas pessoais com a conta da empresa.
Tudo acaba se misturando em uma coisa só, prejudicando a gestão financeira da empresa.
Muitas vezes, por causa desta mistura, há empreendedor que vive muito bem e sua empresa vive muito mal.
Portanto, quanto antes puder, separe o que é gasto da empresa do que é gasto pessoal.
E você notará o impacto desta mudança no fluxo de caixa da empresa.
6. INVESTIMENTOS
Saber investir dinheiro ficou um pouco mais popular nos últimos tempos, com vários perfis e canais em redes sociais falando amplamente sobre este assunto.
O pequeno e médio empreendedor normalmente tem pouco tempo para pensar em como investir o dinheiro que sobra na empresa, pois está completamente comprometido com a operação do dia-a-dia.
Neste item vamos falar sobre investimento em produtos financeiros especificamente e não investimento na empresa em si, como lançamento de um novo produto, ampliação de fábrica, novas contratações.
Em muitas demonstrações de resultados de empresas vemos um item chamado “Receita Financeira”.
A receita financeira é justamente o rendimento recebido de um investimento financeiro realizado.
Portanto, uma empresa tem seus recebíveis provenientes de seu core business, ou seja, de venda de seu produto/serviço, mas pode também receber proventos de investimentos financeiros realizados.
Temos centenas de produtos financeiros oferecidos pelo mercado para os mais diversos perfis de investimento.
Um pequeno ou médio empreendedor pode investir em fundos de renda fixa, fundos multimercado, fundos imobiliários, ações de empresas e muitos outros produtos financeiros.
Cada produto gerará um tipo de renda.
Um fundo de renda fixa entregará uma rentabilidade atrelada à taxa Selic para a empresa.
Ações de empresas pagarão dividendos ou juros sobre capital próprio.
Estes rendimentos constituem-se na Receita Financeira.
Esta receita financeira auferida pela empresa ajudará o resultado a ser positivo.
Portanto, se nunca fez investimento pela empresa, comece investindo pequenos valores mensalmente.
Com constância, o resultado no longo prazo será muito satisfatório.
7. PRÓ-LABORE E DISTRIBUIÇÃO DE LUCRO
O empreendedor também recebe um salário.
O salario do empreendedor se chama pró-labore.
É muito importante definir um pró-labore compatível com o mercado para o(s) sócios da empresa. Assim, o caixa da empresa não vira um saco sem fundo dos empreendedores.
Mas e o lucro?
Ao final do exercício, que normalmente coincide com o final do ano, apuram-se os resultados da empresa.
Quando a empresa aufere lucro, ele pode ser distribuído para os sócios ou reinvestido na própria empresa.
A definição de pagamento de pró-labore e distribuição de lucros favorece o controle financeiro da empresa.
8. HORA EXTRA x BANCO DE HORAS
Agora vamos falar sobre o item mais importante de toda empresa: Pessoas.
Em determinados momentos os funcionários da empresa trabalharão mais do que sua carga diária, constituindo horas extras.
O item hora extra é uma dor de cabeça para todos os empreendedores.
As horas extras acumuladas pelos funcionários precisam ser pagas junto ao salario do mês seguinte, gerando um desembolso adicional de caixa imediato.
Sem contar os processos trabalhistas oriundos de queixas de horas extras.
São duas recomendações para lidar com horas extras na empresa:
1º Use um Sistema de Controle de Ponto
Com um sistema de controle de ponto, todas as marcações de ponto são registradas fielmente e é gerado um cartão de ponto com totalização de horas trabalhadas, faltas, atrasos e extras.
E sua empresa fica segura juridicamente, evitando reclamações trabalhistas.
2º Adote o Banco de Horas
Com um controle de ponto na sua empresa fica fácil adotar um regime de banco de horas.
O Banco de Horas é um sistema de compensação de horas em que o funcionário trabalha mais que a sua jornada em um período e compensa em outro período.
Assim quando a demanda da empresa esta muito alta, os funcionários trabalham mais que a jornada em determinado período. E quando a demanda da empresa está menor, os funcionários compensam estas horas.
Isto significa que a empresa não terá mais o desembolso de caixa para pagar horas extras, melhorando a saúde financeira.
Assim, ter um controle de ponto e adotar o regime de banco de horas ajuda a sua empresa a ser lucrativa.
Vimos acima oito itens que se adotados deixam as finanças da sua empresa em dia.
É fácil perceber que se trata de entrar mais recursos na empresa do que sair.
Os itens tratados neste artigo podem ser aplicados hoje mesmo na sua empresa.
E com o Controle de Ponto nós podemos lhe ajudar:
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